Profissionais e colaboradores principalmente em cargos de gestão ou liderança precisam, em algum momento, participar de reuniões e apresentações. Este tipo de trabalho, exige uma participação geral e direcionamento efetivo. Como desenvolver reuniões produtivas?

Há diversas formas de conduzir uma reunião, sendo algumas mais adequadas para diferentes contextos e objetivos.

No entanto, existem algumas “dicas” que podem ser aplicadas na maioria dessas situações e que com certeza vão te ajudar a desenvolver bons conteúdos para suas reuniões.

Buscando garantir a produtividade da sua empresa, a Completa Gestão Empresarial trouxe aqui 4 técnicas essenciais que você pode aplicar. Confira:

1 – Tenha um objetivo claro e definido

Inicialmente, questione: “qual é o propósito desta reunião? ”. Esse gatilho será de enorme importância para planejar e iniciar as atividades. Reuniões produtivas sempre possuem um foco muito bem definido, antes mesmo que alguém comece a falar.

Após concretizar o objetivo, selecione e busque tópicos para que seu discurso ou a reunião não se torne monótono ou sem propósito.

Além disso, divulgar a definição do tema para outros membros, permite que se preparem e contribuam de forma estratégica para a reunião ou apresentação.

2 – Explore tudo o que for necessário antes de começar

Ler e pesquisar sobre o assunto antes de começar, mostra que seus conhecimentos são concretos diante do objetivo proposto. Uma vez que os objetivos foram definidos, você fazer uma pesquisa completa pode acrescentar ainda mais na produtividade da reunião. Você vai falar sobre as finanças da empresa?

Avalie o orçamento, veja recibos e considere o progresso ou regresso dos negócios ao longo do tempo. Vai falar sobre as opiniões e o índice de satisfação dos clientes? Então faça pesquisas de opinião e colete dados.

Após coletar os dados, você pode elencá-las de acordo com a importância. Por mais que as apresentações sejam importantes, planejar o tempo para tratar dos assuntos, garante que seu tempo seja de total aproveitamento e prático. Veja quais são os pontos indispensáveis, estipule um tempo limite para falar e não se prenda a detalhes ou informações desnecessárias.

3 – Utilize ferramentas para facilitar o entendimento e reforçar seus pontos

Gráficos, textos, dados, relatórios e apresentações em PowerPoint sempre vão agir de forma visualmente complementar para suas reuniões. São de fato, excelentes maneiras de facilitar o entendimento de todos. Além disso, como citado anteriormente, uma estrutura simples de tópicos pode ser o suficiente para te ajudar a relembrar os pontos principais da sua apresentação.

4 – Planeje o tempo da reunião

O tempo ideal para uma reunião proveitosa e não cansativa é de uma hora. Valorize cada fala, busque dividir a linha do tempo da reunião em assuntos a serem tratados, para que desta forma seja rápida e eficiente.

5 – Libere um tempo no final das apresentações para discussão de ideias.

Antes de terminar, você precisa escutar todos os presentes e ver se eles possuem alguma crítica ou sugestão. Em alguns casos, esse diálogo pode te proporcionar justamente a solução que você precisava para algum problema.

Ao considerar o tempo da reunião, estime também o tempo necessário para troca de ideias entre os colaboradores. Mesmo que o assunto seja bem objetivo e simples, não deixe de reservar 20% do tempo disponível a uma conversa.

6 – Defina responsáveis pelas ações

Este é um tópico importantíssimo. Definir os responsáveis pelas estratégias e planejamento é algo simples de se fazer, mas nem todos conseguem chegar a uma decisão dentro do tempo estimado da reunião.

Apresente as ideias, soluções e deveres, após isso, defina qual colaborador ou setor ficará responsável por cada ação. Além de ter uma aceitação melhor, gera uma organização simples e prática.